///////

اصنع بنفسك دليل تليفون خاص بك ببرنامج أكسيس access

تعتبر الجداول هي المحور الأساسي في تكوين قاعدة البيانات لأنها تتضمّن كل البيانات أو المعلومات مثل قائمة الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف والتواريخ وغير ذلك، وفي هذا التطبيق العملي في برنامج Access نشرح نموذج لتكوين قاعدة بيانات “دليل تليفونات” خطوة بخطوة.

ويبدأ العمل الصحيح بتخطيط قاعدة البيانات وتصميمها قبل بدء التنفيذ وهى عادة تتكون من عدة جداول ومن ثم تحديد العلاقات بين هذه الجداول حتى يخرج التصميم بشكل جيد، فيتم على سبيل المثال عمل جدول للأسماء وجدول للمنتجات …الخ.

والجدول الواحد يتكون من السجلات (الصفوف) والحقول (الأعمدة)، وكل حقل يمكن أن يحتوي على أنواع مختلفة من البيانات كالبيانات النصية أو بيانات رقمية أو تواريخ أو روابط.

ويتيح برنامج أكسيس Access تعيين خصائص الجداول والحقول حيث يمكن تخصيص طريقة العرض الافتراضية للجدول، وخصائص الحقل تتم في طريقه عرض التصميم ويحتوي كل حقل علي نوع بيانات ومن ثم تحديد خصائص ونوع المعلومات التي يتم تخزينها بالحقل، مثل تحديد عدد سطور النص والحد الأقصى للحروف أو تحديد نوع العملة بالنسبة للحقول المخصصة لتسجيل قيم العملات.

ورغم أن كل جدول في قاعدة البيانات Access يخزّن بيانات حول موضوع معين، إلا أن الجداول ينبغي أن يكون لها علاقات مشتركة ذات صلة ببعضها، والعلاقة هي اتصال منطقي بين جدولين بينهما حقل مشترك.

والحقول التي تمثل جزءاً من علاقة الجدول تسمى المفاتيح، ويتكون المفتاح عادة ً من حقل واحد، ولكن يمكنه أن يتكون من أكثر من حقل واحد، وللمفاتيح نوعان: مفتاح أساسي ولا يمكن أن يحتوي الجدول على أكثر من مفتاح أساسي واحد فقط، ويتكون المفتاح الأساسي من حقل واحد أو أكثر من الحقول التي تعرّف كل سجل تقوم بتخزينه في الجدول بطريقة فريدة، والنوع الثاني مفتاح خارجي ويمكن أن يحتوي الجدول على مفتاح خارجي واحد أو أكثر، ويحتوي المفتاح الخارجي على قيم مناظرة مع القيم الموجودة في المفتاح الأساسي الخاص بجدول آخر.

فوائد استخدام العلاقات:

  1. التناسق: حيث يتم تسجيل كل عنصر من البيانات مرة واحدة فقط دون الحاجة لتكرار كتابته في كل جدول.
  2. الفعالية: استخدام مساحة أقل، ومعدل سرعة أكبر في تناقل المعلومات عما لو كانت مجمعة في جداول كبيرة، كذلك فإن استخدام جداول كبيرة سيؤدي حتماً لترك خانات كثيرة فارغة ليس فيها بيانات وتؤدي إلى استهلاك مساحة القرص وتدهور الأداء.
  3. سهولة الفهم: إن فهم تصميم قاعدة البيانات سيكون أسهل إذا تم تقسيم المواضيع بالشكل الملائم على جداول.

خطوات اضافه جدول الي قاعده بيانات Access:

أنشئ جدولا جديداً: هناك عدة خيارات لإضافة جدول إلى قاعدة بيانات Access كإنشاء قاعدة بيانات جديدة، أو إدراج جدول في قاعدة بيانات موجودة، أو استيراد أو ربط جدول من مصدر بيانات آخر (من برنامج Excel أو مستند Word) أو ملف نصي أو خدمة ويب أو قاعدة بيانات أخرى. عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يتم إدراج جدول جديد فارغ تلقائياً. يمكنك بعد ذلك إدخال بيانات في الجدول لبدء تعريف الحقول.

لإنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات سطح المكتب:

  1. ضمن ملف، انقر فوق جديد > قاعدة بيانات سطح المكتب فارغة.
  2. في مربع اسم الملف، اكتب اسم ملف لقاعدة البيانات الجديدة.
  3. لحفظ قاعدة البيانات في موقع مختلف، انقر فوق أيقونة المجلد.
  4. انقر فوق إنشاء.

نصيحة: عند اضافه حقل الي جدول في قاعده بيانات Access حاول تقسيم البيانات إلى أصغر أجزاء مفيدة حتى يسهل جمع البيانات فيما بعد، على سبيل المثال لا تجعل الاسم في خانة واحدة، يفضل جعل اسم العائلة في خانة مستقلة بحيث يمكن فرز البيانات حسب العائلة.

يمكنك تعيين بعض خصائص الحقل المتوفرة أثناء العمل في طريقة عرض ورقة البيانات. ومع ذلك، للوصول إلى قائمة خصائص الحقل بأكملها وتعيينها، يجب استخدام طريقة عرض التصميم.

تعيين خصائص الحقل في طريقة عرض ورقة البيانات: يمكن إعادة تسمية حقل، وتغيير نوع البيانات الخاص به، وتغيير الخاصية تنسيق له، وتغيير بعض خصائص الحقل الأخرى أثناء العمل في طريقة عرض ورقة البيانات، ولفتح جدول في طريقه عرض ورقه البيانات، من “جزء التنقل” انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول ومن القائمة المختصرة انقر فوق طريقه عرض ورقه البيانات.

كما يمكن تعيين خاصية حقل بفتح الجدول في طريقة عرض التصميم، ولفتح جدول في طريقه عرض التصميم، من جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول، ومن القائمة المختصرة انقر فوق طريقه عرض التصميم.

 

تابع أيضاً : كيفية إنشاء ملف بي دي إف PDF بسهولة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.